Magali Badina, IPRP, Intervenante en Prévention des Risques Professionnels enregistrée auprès de la DREETS Provence-Alpes-Côte d’Azur. Voir la fiche auteur. Mis à jour en novembre 2026.
C’est l’un des premiers documents qu’un inspecteur du travail demande, et l’un de ceux qu’on tient le plus mal. Le registre unique du personnel est obligatoire dès le premier salarié, ses mentions sont encadrées précisément, et une omission se paie par salarié concerné. Voici ce qu’il doit contenir, sous quelle forme, et combien de temps le conserver.
À retenir
- Obligatoire dès la première embauche, tenu par établissement.
- Les salariés y sont inscrits dans l’ordre chronologique d’embauche, de façon indélébile.
- À conserver 5 ans après le départ du salarié.
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel (RUP) est prévu par l’article L.1221-13 du Code du travail. Il recense toutes les personnes employées dans l’établissement, dans l’ordre de leur embauche. Son objectif : permettre un contrôle immédiat, par les agents habilités, de la régularité des emplois. Il est obligatoire dès le premier salarié, sans seuil d’effectif, et se tient dans chaque établissement distinct, pas seulement au siège.
Les mentions obligatoires
Pour chaque personne, le registre comporte trois blocs d’informations.
Identité
- Nom de famille et prénoms
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
Emploi
- Emploi occupé et qualification
- Date d’entrée et date de sortie de l’établissement
Mentions particulières selon la situation
- Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
- Travailleurs temporaires (intérim) : la mention « salarié temporaire » et le nom de l’entreprise de travail temporaire.
- Salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs : la mention correspondante et la dénomination du groupement.
- Salariés à temps partiel : la mention « salarié à temps partiel ».
- Contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, CDD : la mention du type de contrat.
Les stagiaires ne sont pas des salariés, mais ils doivent figurer dans une partie spécifique du registre, dans l’ordre d’arrivée, avec leurs nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, et le nom du tuteur.
Sous quelle forme le tenir ?
Le format est libre, papier ou numérique, à condition de garantir le caractère indélébile et infalsifiable des inscriptions. Les mentions relatives à l’identité et à l’emploi sont conservées de manière à être lisibles, et la version numérique est admise dès lors qu’elle offre des garanties équivalentes au papier et reste consultable sur place par les agents de contrôle. Les inscriptions se font dès l’embauche, dans l’ordre chronologique.
Conservation et mise à disposition
Les mentions portées au registre sont conservées pendant cinq ans à compter du départ du salarié de l’établissement. Le registre est tenu à la disposition des agents de l’inspection du travail, des agents des organismes de sécurité sociale et des membres de la délégation du personnel du CSE. Il doit pouvoir être présenté sans délai lors d’un contrôle.
Les sanctions
L’absence de registre, une tenue irrégulière ou des mentions manquantes constituent une contravention de 4e classe, soit une amende pouvant atteindre 750 € pour une personne physique et 3 750 € pour une personne morale. Point important : l’amende est appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par le manquement, ce qui peut faire grimper l’addition dans une entreprise qui néglige ce document.
Le registre du personnel dans vos obligations
Le registre unique du personnel fait partie des documents à tenir au même titre que vos autres registres de sécurité obligatoires et que votre document unique d’évaluation des risques. C’est souvent lors d’un contrôle ou d’un audit que les oublis apparaissent. Audit Prévention, organisme certifié Qualiopi et IPRP enregistré DREETS, aide les entreprises des Alpes-Maritimes et du Var à faire le point sur l’ensemble de leurs obligations documentaires. Faites le point avec nous.
Sources officielles
- Service-public.gouv.fr, registre unique du personnel
- Code du travail, articles L.1221-13 et suivants, D.1221-23 et suivants
Contenu relu et validé par Magali Badina, IPRP enregistrée auprès de la DREETS Provence-Alpes-Côte d’Azur. Mise à jour : novembre 2026.
FAQ
Le registre unique du personnel est-il obligatoire dès le premier salarié ?
Oui, sans seuil d’effectif, et dans chaque établissement distinct. Il recense dans l’ordre d’embauche toutes les personnes employées, y compris les intérimaires et, dans une partie spécifique, les stagiaires.
Peut-on tenir le registre du personnel sous forme numérique ?
Oui. Le format papier ou numérique est admis, à condition de garantir l’intégrité et le caractère indélébile des inscriptions, et de pouvoir présenter le registre lors d’un contrôle.
Combien de temps faut-il conserver les mentions ?
Les mentions sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.
Quelles sanctions en cas de registre absent ou incomplet ?
Une contravention de 4e classe, soit jusqu’à 750 € pour une personne physique et 3 750 € pour une personne morale, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.